Diseño Organizacional
Capítulo I “Metodología Para el desarrollo de estudios Organizacionales”
¿Cuáles son las etapas de la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales? Pág. 2
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Visión del estudio
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Planeación del estudio
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Recopilación de datos
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Análisis de datos
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Formulación de Recomendaciones
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Implantación
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Evaluación
¿En qué consiste la Visión del Estudio? Pág. 3 a 5
Es la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito incluye:
Aproximación de conceptos
Evolución de una idea
Preparación de la idea: Concepción, examen preliminar, formulación de preguntas
Depuración de la idea: Organización, Extrapolación y Retroalimentación
Consolidación de la idea: Estructuración, Registro, Exposición
¿En qué consiste la Planeación del Estudio? Pág. 5 a 10
Es la segunda etapa y consiste en precisar su naturaleza y alcance técnico, incluye:
Determinación del factor de estudio
Fuentes de estudio: Internas y externas
Definición del objetivo del estudio
Investigación preliminar: lineamientos para orientar la investigación, contenido de la investigación
Preparación técnica del proyecto de estudio: Propuesta técnica y programa de trabajo
Autorización para realizar el estudio.
Integración del equipo de estudio: capacitación
¿En qué consiste la Recopilación de Datos? Pág. 10 a 16
Es la tercera fase y debe ser dirigida hacia los hechos lo que permita conocer y analizar lo que sucede en la organización, incluye:
Requisitos básicos que deben reunir los datos: Específicos, Completos, Correctos, Pertinentes, Congruentes, Susceptibles de validarse.
Actitud del equipo responsable de la recopilación
Técnicas de recopilación de datos: Investigación documental, observación directa, consulta a sistemas de información, entrevistas, cuestionarios
Integración de la información: Resguardo, Clasificación
¿Menciona los tipos de técnicas de análisis administrativo? Pág. 18 a 21
Organizacionales y cuantitativas
¿En qué consiste el análisis de datos? Pág. 16 a 23
En esta fase se debe someter a un proceso de análisis o examen crítico para precisar las causas del estudio y ponderar las opciones de acción:
Naturaleza y propósito del análisis, establecer fundamentos para desarrollar opciones de solución
Procedimiento de análisis: ¿qué trabajo se hace?, ¿por qué se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cómo se hace?, ¿con qué se hace?, ¿cuándo se hace?
Técnicas e instrumentos de análisis
Formulación de diagnóstico
¿En qué consiste la Formulación de recomendaciones? Pág. 23 a 26
Esta fase es para elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas y presentarlas como propuestas o recomendaciones:
Consideraciones previas
Preparación de recomendaciones, concretar las propuestas en un documento: de mantenimiento, eliminación, adición, combinación, fusión, modificación y simplificación.
Elaboración del informe, expone las razones y facilite la toma de decisiones de las autoridades o áreas que participan.
Presentación de resultados del estudio: al titular de la organización, al órgano del gobierno, a los niveles directivos, otros niveles jerárquicos y a grupos de filiación, corporativo o secretarial.
¿En qué consiste la Implantación? Pág. 26 a 30
Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización:
Programa de implantación, determina las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para la realización.
Integración de recursos
Ejecución del programa de implantación
Acciones de apoyo a la implantación
¿Cuáles son las fases que constan en la implantación? Pág. 27
Preparación del programa
Integración de recursos
Ejecución del programa
¿En qué consiste la Evaluación? Pág. 30 a 32
Comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de éstas.
Mecanismos de información: seguimiento de las acciones y medición de resultados
Capítulo II “Manejo de Formas en las Organizaciones”
Las formas pueden ser llenadas a mano, a máquina y en impresoras de equipo de cómputo. ¿Cuales son las clases de forma?
De línea: se emplea cuando la información es minina, se llena a mano, se basa en datos fijos que van seguidos sobre una línea sobre la cual se anotaran los datos variables. En un mismo renglón aparecen distintos datos fijos que van formando líneas por cada renglón.
De columnas: contiene columnas y renglones para su llenado y se utiliza cuando los datos que se anotan (variables) son afectados varios datos fijos que regularmente se ponen en la parte superior de la forma (encabezado) o, en casos especiales, al pie
De casillas: se utiliza cuando la información es excesiva. Consiste en encerar un dato fijo de un cuadro llamado casilla, en el Angulo superior izquierdo con letra pequeña.
Combinado: Se pueden combinar casillas y bloques.
Menciona los requisitos de visualización para facilitar la comprensión y utilización de los datos en las formas.
Unidad
División modular
Claridad
Agrupación y jerarquización
Saturación
Movimiento ritmo
Imagen residual.
A que se refiere una imagen residual.
Es una estructura versátil que permite agregar diversos apoyos e imágenes para fijar en la memoria del usuario de cualquier información.
¿Qué es un linotipo?
Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. Es uno de los métodos menos costosos.
¿Cómo se clasifican las formas?
• Por proceso
• Por función
• Por unidad administrativa
• Por determinación
• Por características físicas
• Por cliente o usuario
¿Cómo se diseña una forma?
Para elaborar una forma debe partirse de la información recabada relativa a su objeto, fuente de información, necesidades que la originan, método de llenado, numero de copias, procedimientos en que interviene y resultado que se espera obtener.
Dentro del diseño de formas cuales son las consideraciones de tipo funcional
a. Información básica
b. Titulo
c. Secuencia de datos
d. Espacios
e. Numero de copias
f. Clase de forma
¿Cuál es la Metodología para el análisis diseño y control de formas?
Determinación de factibilidad del Estudio, Investigación, Clasificación, Análisis de Formas, diseños de formas, implantación, control deformas y preguntas de apoyo.
¿Cómo se clasifica el análisis y control de Formas?
Por proceso, Función, por unidad Administrativa, por denominación, características físicas y por cliente o usuario.
¿De qué manera incide el manejo de formasen los productos o servicios que genera una organización?
Por que posibilita el fijar prioridades y examinar consideraciones de tipo funcional y material, facilita la identificación de elementos funcionales y materiales.
Capítulo III “Organigramas: Normas Generales para su Preparación”
¿Cuál es el concepto de Organigrama y cual es su objetivo?
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, y es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva.
¿Cuáles son los criterios fundamentales para su preparación?
Precisión, sencillez, uniformidad, presentación, vigencia.
Se clasifican en cuatro grandes grupos que son?
Por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido, por su presentación.
¿Para que se utilizan las figuras en el diseño del organigrama?
Se utilizan para plasmar en el organigrama las unidades que la conforman, pueden ser de nivel directivo, operativo y medio.
La forma del organigrama es de la siguiente forma:
Como regla general, debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del organigrama.
¿Para que se utilizan Las líneas de conexión?
Se emplean para mostrar los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura de la organización.
¿Cuáles son los tipos de líneas de conexión?
Relación Lineal En ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante una sola línea, lo cual permite establecer la relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización.
Relación de autoridad funcional: Representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica.
Relación de coordinación: Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización.
Relación de asesoría: Existe entre las unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea.
El organigrama debe diseñarse mediante los siguientes pasos.
a) Autorización para realizar el estudio
b) Integración del equipo de trabajo
c) Determinación del programa de trabajo,
d) Captación de la información
e) Clasificación y registro de la información
f) Análisis de la información
g) Diseño del organigrama
La elaboración de organigramas en los sectores público o privado se efectúa conforme a los criterios generales definidos para cada uno de ellos y que coinciden en lo general: origen, mecánica y responsables.
Una vez aprobados los organigramas, se registran y resguardan mediante mecanismos de información para su consecuente difusión e implantación.
Capítulo IV “Distribución del Espacio en las Áreas de trabajo”
La disposición física de los puestos de trabajo como de sus componentes materiales y ubicación de las instalaciones para atender y servir al personal y a los clientes.
Distribución del espacio
¿Culés son los objetivos de la distribución de espacios?
Incrementar la eficiencia
Proporcionar el espacio suficiente y adecuado para el buen desarrollo de sus funciones
Facilitar la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional de trabajo
Las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliario
Modelos
Son dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva
Maquetas
Muestra la distribución de los elementos materiales en el área de trabajo de una unidad administrativa
Fluxograma arquitectónico
Debe sistematizar las acciones provenientes de un análisis que contenga los elementos de juicio para fijar prioridades, elegir entre opciones y establecer objetivos
Distribución racional del espacio
Tiene una infraestructura física con varios sistemas de información basados en tecnología micro eléctrica para regular la ambientación de las organizaciones
Edificios inteligentes
¿Cuál es el concepto de Distribución del espacio?
Es la disposición física tanto de los puestos de trabajo como de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para atender y servir al personal y a los clientes.
¿Cuáles son las técnicas auxiliares para estudiar la Distribución del espacio?
Principios, Integración total, Mínima distancia recorrida, Circulación y Flexibilidad
Capítulo V “Manuales Administrativo”
Son los manuales que corresponden a una sola organización pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica. Pág. 171
Manuales microadministrativos.
De acuerdo a su contenido los documento que se describen y consignan los elementos del sistema de calidad, el cual incluye información sobre, políticas, objetivos generales, estructura, y responsabilidades son: Pág. 172
De calidad
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico. Pág. 173
De operación
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de sus áreas, muestra qué unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. Pág. 176
Organigrama
Manuales que por su ámbito se concentra información de un área o unidad administrativa en particular y en general, por convención, incluyen la descripción de puestos. Pág. 174
Específicos
Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos Pág. 182
Objetivo de los procedimientos
Esta técnica implica la realización de entrevistas personales con base en una guía de preguntas elaborada previamente pág. 193
Encuesta
Es paso indispensable para conocer en forma general los procesos, funciones y actividades del área o áreas donde se va a actuar. Pág. 189
Estudio preliminar
Técnica que permite seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de interés relacionados con el manual. Pág. 193
Investigación documental
Evalúa en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual. Establece un calendario para actualizar el manual. Designar un responsable de atender esta función.
Revisión y actualización
Capítulo VI “Diagramación”
Representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación de diferentes factores es:
Diagramación
¿Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico incoherente o no convencional transmite?
Un mensaje deformado e impide comprender el proceso que se pretende estudiar.
Los símbolos de diagramación internacionalmente que instituciones los elaboran:
American Society of Mechanical Engineers (ASME) y American National Standard Institute (ANSI)
La aplicación de la simbología de las normas ISO- 9000 permite:
Homogenizar y fortalecer los sistemas de administración ya que garantiza la calidad de los productos al optimizar los el empleo de los recursos en los procedimientos de trabajo.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION es reconocido por sus siglas:
ISO 9000
¿Que ventajas ofrece la técnica de diagramación?
Permite al personal que interviene en los procesos identificar y realizar correctamente sus actividades; por la sencillez de su presentación hace accesible la puesta en práctica de las operaciones.
¿Cómo se clasifican los diagramas de flujo?
Que indican sucesión de hechos, con escala de tiempo, que indican movimiento, por su presentación, por su formato, por su propósito.
¿Qué es un diagrama de espacio?
Indica el espacio por donde se desplaza una plataforma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él.
¿Qué es el modelado de datos?
Es el reconocimiento creciente de la necesidad de manejar los datos como un archivo.
¿Qué es la simulación de procesos conocida como SIMAN o CINEMA?
Es un lenguaje de simulación orientado hacía los sucesos que se utiliza para describir los elementos de un proceso en estudio, tales como maquinaria, operarios, almacenamiento, bandas transportadoras, carros, trenes y piezas de trabajo. CINEMA es la herramienta de animación empleada para crear una imagen visual de la solución
Capítulo VII “Reorganización Administrativa”
¿Qué es organización?
Es un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía.
¿Cuál es el procedimiento de la reestructuración de una organización de trabajo?
Metodología: Planeación, instrumentación, análisis de información, implantación, seguimiento y evaluación
Mecanismo de estudio: sector privado y público
Instrumentos técnicos de apoyo
¿Qué es la departamentalización?
La especialización del trabajo de acuerdo con el lugar, producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una división o combinación del personal.
¿Qué es la jerarquización?
Es establecer líneas de autoridad a través de los distintos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empelado ante un solo superior inmediato.
¿Qué es la línea de mando?
Se relacionan con la jerarquización ya que simboliza el enlace entre las unidades y constituye el elemento estructural de los organigramas.
¿Cuáles son las características de los niveles administrativos?
Funciones a nivel directivo.- Definir el marco de actuación, establecer políticas y estrategias, definir prioridades, manejar la imagen de la organización, prever el financiamiento de la organización, fomentar el espíritu de equipo y el respeto a los valores de la organización, mantener el rumbo de acuerdo a los objetivos y prioridades establecidas.
Funciones a nivel superior.- Elaborar y ejecutar programas de acuerdo a los objetivos y metas corto, mediano y largo plazo, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el desarrollo de las funciones, establecer sistemas de control, supervisión y evaluar las acciones, interpretar y aplicar las políticas y estrategias, asumir la responsabilidad del desarrollo de procesos, orientar a los recursos.
Funciones a nivel operativo.- Precisar las metas por alcanzar, organizar, dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades, determinar los procedimientos, supervisar el desarrollo del personal a su cargo, atender el desarrollo del trabajo, impulsar la productividad y promover la calidad del trabajo, promover medidas y ajustes a sus actividades e informar a los mandos superiores.
¿Cuáles son los componentes básicos de un Proceso?
Insumos que responden a estándares de calidad
Medios de recepción y atención para procesarlos
Un producto o un servicio resultante
Indicadores de control y desempeño
Fronteras o límites de cobertura
¿Qué debemos considerar en el proceso de estrategia?
Concentración
Diversificación
Integración vertical
Fusión
Adquisición
Alianzas estratégicas y convenios de cooperación
¿Qué es un diagnostico?
Es la plataforma que permite a una organización analizar y sistematizar la información de su realidad para determinar la magnitud de sus necesidades.
Capítulo VIII “Asistencia Técnica y Servicio de Consultoría”
¿Qué ventajas y desventajas puede tener una asistencia técnica o asesoría interna? Pág.. 294 y 295
Ventajas:
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Se tienen un conocimiento profundo de la organización
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Hay mayor aceptación del personal
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No se causa tensión en los empleados de la organización
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Se ubica con precisión y rapidez la información
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Hay posibilidades más amplias de implantar el proyecto en menor tiempo, porque no se tiene que vencer una resistencia al cambio
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La presión para entregar resultados es menor
Desventajas:
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Existen menor objetividad al analizar variables internas
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Es más lenta para estructurar un estudio porque no siente la presión de probar que puede hacerlo
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Puede justificar con más facilidad un retraso en el desarrollo de sus trabajos
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Denota mayor conformismo porque no recibe una Pág.a especial por realizar un estudio: sólo cumple su función
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Puede tener interés en “proteger” algún área en especial
¿Qué ventajas y desventajas puede tener una asistencia técnica o asesoría externa? Pág.. 295
Ventajas:
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Se tiene una visión imparcial de la organización
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Se cuenta con la experiencia adquirida en el campo de trabajo para resolver problemas análogos en circunstancias diferentes
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La alta dirección toma en cuenta sus observaciones por confianza que se le ha depositado
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Las respuestas son rápidas
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Hay consistencia en el cumplimiento de sus función
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Los miembros del equipo están altamente capacitados para realizar su trabajo
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No se tiene interés en proteger o favorecer a alguien en particular
Desventajas:
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Se dispone de poca información detallada sobre aspectos internos
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No se conoce a fondo la cultura organizacional
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Hay mayor presión para dar resultado
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El personal de la organización considera su labor como intrusión
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Se enfrenta una resistencia natural
¿Qué son las unidades de mejoramiento administrativo? Pág.. 296
Son las unidades que crean las organizaciones con el propósito de proponer y llevar a la práctica medidas de realización para incrementar su competitividad
¿Cuál es el objetivo de las unidades de mejoramiento administrativo? Pág.. 296
R=Contribuir al mejoramiento administrativo de una organización, en la que proponen y concretan medidas de apoyo técnico orientadas a optimizar su estructura, procesos, planes, programas, procedimientos, funciones, sistemas o proyectos.
¿Cuáles son la funciones generales de las unidades de mejoramiento administrativo? Pág.. 302 y 303
Estudiar y analizar la estructura y el funcionamiento general de una organización, con base a lo cual:
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Propone y en su caso, adapta los sistemas administrativos y las modificaciones eleva su eficiencia. Para ello recaba
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Diagnostican sobre los procesos, métodos de operación y sistemas de información.
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Diseña sistemas que incluyen el estudio de los recursos de información necesarios para que funcionen correctamente
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Formula manuales administrativos para los sistemas aprobados y controlan su aplicación y mantenimiento
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En coordinación con las áreas u organismos jurídicos adecuan la organización y las funciones a las disposiciones legales vigentes
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Asesora a las áreas o unidades de la organización en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas
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Realiza una labor de investigación permanente para llegar a la organización tecnológica de punta en forma ágil y oportuna
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Promueven la capacitación, el desarrollo y adiestramiento constante del personal de la organización
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Coordinan la presentación de nuevo proyectos y de estudios especialistas a los diferentes niveles jerárquicos.
¿Qué es consultoría? Pág. 309
Es el servicio que brinda un profesional independiente a una persona física o moral para ayudarla a percibir, comprender y resolver problemas prácticos relacionados con su forma de operar y su entorno.
¿Características fundamentales de la consultoría? Pág. 309
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Es un servicio consultivo
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Se basa en hechos concretos
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Es realizada por personal calificado
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Constituye una alternativa para mejorar el cambio organizacional
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Permite una visión imparcial del entorno
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Facilita la detección y comprensión de problemas en forma objetiva
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Proporciona soluciones viables.
¿El servicio de consultoría tiene un campo muy abierto a todas las áreas de la vida económica, ya que se encuentra en sectores públicos, privados y sociales? Pág. 309
El reconocimiento a esta alternativa radica fundamentalmente, porque mejora las expectativas de alcanzar los objetivos propuestos a partir de:
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Experiencia
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Imparcialidad
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Habilidad
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Profesionalismo
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Responsabilidad
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Creatividad
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Visión emprendedora
¿Cuál es la forma de operar de una consultoría? Pág. 310
Lleva consigo necesariamente el cumplimiento de las condiciones legales con las cuales operará. Y pueden ser:
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Propietario único: Responsabilidad todo el negocio
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Sociedad: Incorpora socios
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Grupo: Varios consultores se unen para brindar un servicio.
¿Cómo es su estructura organizacional? Pág. 311
Estas deben ser congruentes con la selección del campo de trabajo, tiempo en el mercado, momento históricos, relacionados con el ambiente, recursos disponibles, misión, objetivos y estrategias establecidos. Lo que le permite en base a la gama de posibilidades, ser capaz de adoptar, su organización podría tomar cualquier forma y extensión.
Universidad Mexicana 1
