Guía Final de Administración

1. Define que es la coordinación: es la reunión de esfuerzos para lograr el objetivo previamente establecido por la empresa, siendo así un elemento dinámico, ya que depende la eficiencia de las diferentes áreas que integran la empresa.
2. Como interactúa la coordinación con el resto de las funciones administrativas:
• Coordinación y planeación: sirve para determinar los objetivos principales y secundarios, establecer prioridades, desarrollar métodos apropiados y enseñar a cada subordinado cómo encuadra su trabajo en el conjunto de la organización; esto se logra con la coordinación.
• Coordinación y organización: es establece la estructura correcta en ala que queda en claramente definidos los tipos básicos de organización de línea staff, indicando cuántos serán los puestos necasarios para llevar a cabo el trabajo de todos y cada uno de los departamentos.
• Coordinación y dirección. Se ve reflejada cuando el gerente da una orden; al hacerlo debe tomar en cuanta los efectos que ésta puede tener en los demás departamentos de la empresa.
• Coordinación y control: se emplea para mantener unificados los esfuerzos del grupo, hacerlo marchar al ritmo adecuado y en la dirección precisa.
3. ¿Que es coordinación interna y que es coordinación externa?
Interna: es la que interviene dentro de la empresa.
Externa: es la que tienen la empresa con el cliente, con el proveedor y con el estado
4. ¿Qué es coordinación vertical y horizontal?
Vertical: es aquella que parte del nivel más alto de la empresa hacia el nivel más bajo.
Horizontal: es la que está relacionada con las áreas que se encuentran a un mismo nivel.
5. ¿Cómo se elaboran los cuadros de coordinación?
En la parte interna del cuadro, así como en la intersección entre las actividades y los funcionarios, generalmente jerarquizados, en la parte interna del cuadrado así como en la intersección entre las actividades y funcionario, citan el tipo de actividad que cada uno de éstos debe aportar en cada posible problema; se auxilian de una tabla en la que hay claves que tipifican las distintas obligaciones, por medio de colores o texturas.
6. Define que es dirección: es aquel elemento de la administración con el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio del ejercicio de la autoridad del administrador, a base de decisiones, ya sea tinadas directamente o con más frecuencia delegando dicha autoridad.
7. ¿Cuáles son los dos estratos que existen para obtener resultados a través de la dirección?
• En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aun técnicos), donde se trata que de “hacer”, “ejecutar”, “llevar a cabo” aquellas acciones que habrán de ser productivas.
• En el nivel administrativo, es decir, en el de todo aquel que es jefe y precisamente por ello trata de “dirigir”, no de “ejecutar”. El jefe, en cuanto tal, no ejecuta, sino hace que otros ejecuten.
8. ¿Cuáles son y en que consisten los principios de la dirección?
• Principio de la coordinación de intereses: el logro de un fin común se hará con mayor facilidad cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de dicho fin.
• Principio de la impersonalidad del mando: “la autoridad en una empresa debe ejercerse, más como un producto de una necesidad de toda empresa, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda”
• Principio de los niveles jerárquicos: “al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos y jamás deben romperse éstos sin una razón excepcional y nunca en forma constante.
• Principio de la resolución de conflictos: “en cuanto aparezca un conflicto, éste debe ser inmediatamente resuelto y en forma tal que sin quebrantar la disciplina se produzca el mínimo disgusto entre las partes en conflicto.
9. Define cuales son las fases de la dirección
a) Que se delegue autoridad ya que administrar es hacer a través de otros.
b) Que se ejerza esa autoridad, para lo cual deben precisarse sus tipos, elementos, clases, etc.
c) Que se establezcan canales de comunicación, a través de los canales se ejerzan y se controlen sus resultados.
d) Que se supervise el ejercicio de la autoridad, en forma simultanea a la ejecución de las órdenes.
10. ¿Cómo se define la autoridad y la responsabilidad?
Autoridad. Es la facultad o derecho para ser obedecido por otros ó facultad para tomar decisiones que sean obligatorias.
Responsabilidad. Obligación de una persona de desempeñar lo mejor que pueda las funciones que se le asignen y ésta puedan expresarse en una lista de deberes, que debe de existir para realizar dichas funciones.
11. ¿Qué tipos de autoridad existen y en que consisten?
a) Autoridad jurídica: es la autoridad propiamente dicha y se impone por obligación.
b) Autoridad formal: es aquella que se obtiene por los conocimientos, el prestigio, etc., y se impone por el conocimiento.
12. ¿Cuáles son los principios de la descentralización?
I. La descentralización sitúa la autoridad, para aportar decisiones, en los puntos más cercanos posibles a donde las acciones tienen lugar-
II. La descentralización puede lograr mejor resultados de conjunto mediante la obtención de conocimientos directos, mediante la comprensión más oportuna interviniendo en el mayor número posible de decisiones.
III. Operará si se delega verdadera autoridad y no si hay que dar cuenta de los detalles o peor aún, si éstos tienen que ser comprobados previamente.
IV. Requiere que se tenga confianza que los subordinados en posiciones descentralizadas sean capaces de aportar decisiones acertadas e la mayoría de los casos.
V. Requiere entender que en el rol principal de los grupos asesores y de los departamentos de servicio es prestar ayuda y consejo al personal de línea, mediante un número relativamente pequeño de personas experimentadas.
VI. Darse cuenta de que la natural agregación de muchas decisiones individuales acertadas será mejor, para la empresa y para el público.
VII. Se basa en la necesidad de tener objetivos generales de la empresa, estructura organizacional, relaciones, políticas, y sistemas de medición conocidos, comprendidos y seguidos.
VIII. Puede lograrse cuando los altos ejecutivos se dan cuenta de que la autoridad genuinamente delega a las escalones inferiores no puede, en verdad, ser retenida por ellos.
IX. Sólo funcionará si la responsabilidad y autoridad para tomar decisiones es aceptada y ejercida en todos los niveles.
X. Requiere políticas de personal basadas en la evaluación de la ejecución, normas obligatorias, recompensas por buen desempeño y despidos o sanciones por incapacidad o desempeño deficiente.
13. ¿Qué es liderazgo?
Es la frecuencia con la que un individuo, dentro de un grupo, puede ser identifica como quien influye o dirige las conductas de los otros miembros del grupo.
14. ¿Qué características debe tener un líder?
a) Valor inquebrantable: se basa en un conocimiento de sí mimo y de casa ocupación que uno desempeña.
b) Autodominio: el hombre que no puede dominarse a sí mismo, jamás podrá dominar a otros.
c) Profundo sentido de la justicia: sin un sentido de nobleza y justicia, ningún líder puede influir en sus subordinados ni ser respetado por ellos.
d) Decisión: el hombre que duda en sus decisiones demuestra que no está muy seguro de sí mismo y por ende no puede dirigir a los demás con éxito.
e) El gerente de éxito debe planear su trabajo y trabajar su plan.
f) Trabajar más que los demás. Una de las dificultades de la gerencia es la necesidad de tener buena voluntad y estar siempre dispuesto a hacer más de lo que exige a sus subordinados.
g) Personalidad agradable: ninguna persona descuidada o desaliñada puede llegar a ser un líder de éxito.
h) Simpatía y comprensión: el gerente ha de procurar ser simpático a sus subordinados.
i) Maestría en el detalle: una gerencia de éxito precisa maestría en los detalles inherentes al cargo que ocupa.
j) Voluntad y deseo se asumir plena responsabilidad: el gerente debe desear asumir la responsabilidad por lo que respecta a las equivocaciones o negligencias de sus subordinados.
k) Cooperación: el gerente debe comprender y aplicar el principio del esfuerzo de cooperación y ser capaz de inducir a sus subordinados q que hagan lo mismo.
15. ¿Cuáles son los diferentes tipos de liderazgo que existen y en que consisten?
• Autocrático: conducirá a su grupo controlándolo muy cerca, coaccionándolo de alguna manera para que logren los objetivos planteados.
• Democrático: estará basado en una ideología ligada a la convicción de que el hombre está motivado por una jerarquía de necesidades y que está interesado en satisfacerlas.
• Paternalista: hace que las relaciones entre los empleados y el jefe se parezcan más a las existentes entre padre e hijo, porque introduce una actitud responsable.
16. ¿Como se divide la toma de dediciones? En tácticas y estratégicas.
17. Explica cuales son las decisiones tácticas y decisiones estratégicas:
Tácticas: decisión que se concentra en la resolución de problemas
Estratégica: son las que nunca se deben tomar mediante la resolución de problemas.
18. ¿Cuales son las bases para tomar decisiones?
Hechos, experiencia, intuición, autoridad,
19. ¿Define que son:
Dediciones individuales: son aquellas que toma directamente el gerente.
Decisiones colectivas. Sin aquellas que, basándose en la opinión de sus integrantes, opta un grupo de personas encabezando por el gerente.
20. ¿Cuales son las etapas para la toma de decisiones?
• La definición del problema: se basa más en la experiencia que en el análisis y debemos de comenzar por buscar el factor crítico.
• Análisis del problema: es clasificar el problema a fin de ser quién debe tomar la decisión, a quién hay que consultar al tomarla y quién debe ser informado al respecto.
• Las soluciones alternativas: debería ser norma invariable preparar varias soluciones alternativas para cada problema. Pero la falta de comodidad o de imaginación y a veces la experiencia nos hacen ignorar esta norma.
• La mejor solución: sólo ahora el gerente debe tratar de determinar cual es la mejor solución.
21. Define a que se le llama
Mando: es el ejercicio de la autoridad dentro de determinada función, es decir, el mando es la autoridad puesta en acción.
Disciplina: consiste en el mantenimiento de l orden o su restitución por dos medios: el convencimiento y el anuncio de una sanción.
22. En que consisten las:
Ordenes: consisten en el ejercicio de la autoridad, mediante ellas un superior transmite a sus subordinados la indicación de modificar una situación particular y concreta, es decir, de lo que debe realizarse o dejarse de realizar en una acción.
Instrucciones: se refiere no a una situación particular y concreta, si no a una norma o procedimiento que ha de aplicarse en una serie de casos idénticos o similares que se presentan en forma repetida.
23. ¿Cuáles son los auxiliares técnicos del mando:”?”
Disciplina positiva: orden que se obtiene por la obediencia espontánea a las reglas, debido a los sistemas que facilitan y favorecen el autocontrol. Se llama positiva porque elimina todo lo que pueda estorbar el cumplimiento espontáneo de las órdenes y favorece todo lo que pueda ayudarlo, produciendo resultados que estimulan la cooperación.
Disciplina negativa: comprende las sanciones y castigos, que son los medios auxiliares de mando menos recomendados.
24. ¿En que consiste el control de la conducta?
No se trata de de que los subordinados hagan exactamente lo que el Administrador desea, si no fundamentalmente de que el Administrador logre que los subordinados quieran comportarse en forma conveniente, para lograr los objetivos personales y de la empresa.
25. ¿En que consiste el sistema de
Sugerencias: es cuando un trabajador cualquiera que sea su nivel en la empresa, sabe que sus puntos de vista sobre su propio trabajo o el de los demás podrá ser timado en cuenta.
Quejas: tienen importancia por el mando no sólo porque eliminan los conflictos, sino por que resuelven objeciones presentadas por los subordinados, corrigen defectos que inicialmente no se habían previsto y dan lugar a la toma de decisiones complementarias.
26. Define que es un nivel jerárquico: es el grado de responsabilidad y autoridad que se da dentro de una línea de mando.
27. A que se le llama delegación de autoridad: delegar es dar a otra persona nuestra autoridad y responsabilidad para que ella haga nuestras veces, puesto que administrar es “hacer a través de otros”, necesariamente ningún jefe lo hace todo por sí solo, sino que delega en otros su autoridad y se responsabilidad.
28. Que ventajas y desventajas tiene la delegación de autoridad
Ventajas:
• Nos libra del examen de detalles, permitiéndonos ocuparnos de las cosas de mayor importancia.
• Aumenta la eficiencia administrativa, ya que el jefe descargado de detalles puede dedicarse a lo que propiamente le corresponde: hacer planes, estudiar alternativas, tomar decisiones, analizar controles y supervisar las demás funciones.
• Favorece la especialización de funciones y el desarrollo de la empresa, ya que la división de funciones implica la delegación de autoridad en los campos de ventas, producción, finanzas, personal, etc.
• Permite que las decisiones sean tomadas con una mayor base en la realidad.
Desventajas:
• Puede romper la unidad de mando.
• Puede engendrar falta de uniformidad en los procesos, relaciones y controles.
• Debido al gran número de ejecutivos, puede hacer perder el control global de los resultados generales.
29. ¿De que tipo puede ser la delegación de autoridad?
• General o concreta: según se asigne para todas las actividades de una división, departamento o sección para la que se nombra a un jefe o sólo para determinadas actividades o funciones que existen en esas unidades de organización.
• Temporal o ilimitada: cuando se asigna por un periodo determinado o en caso contrario sin límites de tiempo.
• Lineal, funcional o staff: es lineal cuando se delega autoridad a un jefe único para ejercerla sobre un grupo. Es funcional cuando la autoridad es compartida por varios jefes, cada uno para distintas funciones por todos la ejercen sobre un mismo grupo. Y es staff cuando el nombramiento se da sin autoridad formal, sino sólo con la que se obtenga con base en la capacidad que se demuestre, el prestigio que se adquiera y el conocimiento que se logre.
• Individual o colectiva: según que se comunique a una sola persona o un grupo.
• Delegable o indelegable: según la persona la persona que recibe la delegación de autoridad pueda a su vez delegarla a otros jefes inferiores o carezca de esta facultad.
30. ¿Cuáles son las reglas para delegar la autoridad?
• Deben fijarse controles apropiados por cada grado de delegación que se realiza.
• Debe delegarse con base en políticas y reglas.
• Debe evitarse la delegación por ensayo y error.
• A medida que exista mayor delegación, se deberá mejorar los sistemas y los medios de comunicación.
• La delegación requiere preparación en el delegado.
• Debe delegarse gradualmente.
• Debe adiestrarse a los jefes delegados.
• Debe delegarse tan pronto como se observa que el tramo de control o la amplitud de control empieza a entorpecer las decisiones.
31. ¿Cuáles son los sistemas de delegación de autoridad que existen?
• La delegación general: es la que concede al jefe toda la autoridad en el departamento o sección que se le encomienda y se señalan los casos de excepción en los cuales no debe decidir, sino estudiar a los jefes superiores para que estos decidan.
• Delegación sobre funciones concretas: se señala al jefe los aspectos concretos en que puede y debe decir, quedando establecido que, en todos los demás que puedan presentarse, deberá acudir a los jefes superiores para que éstos decidan.
32. Define que es motivación: es la habilidad para lograr que un hombre haga lo que usted quiere que haga, cuando usted lo quiere hecho, del modo que usted lo desea y porque él desea hacerlo. Se deriva del latín motivatum que significa es decir aquello que provoca la acción.
33. En que consiste el ciclo de la motivación:
34. ¿Qué diferencia hay entre:
Motivación: es el procedo de conducta
Manipulación:
35. ¿En que consiste la escala de necesidades de Maslow?
• Necesidades de auto desarrollo.
• Necesidades de valía o estima.
• Necesidades sociales.
• Necesidades de seguridad.
• Necesidades fisiológicas o físicas.
36. ¿Cuáles son los aspectos más importantes de la teoría de Herzberg y Magregor?
Herzberg McGREGOR
Motivadores Necesidades higiénicas
Logro
Reconocimiento
Trabajo en sí mismo
Responsabilidad
Crecimiento
Autodesarrollo Físicas o fisiológicas
Seguridad
Económicas
Orientación
Sociales
Status
37. ¿Cuáles son las sugerencias para motivar a la gente:
Por Temor:

Por Incentivos:

38. Explica a que se le llama inmotivadores
39. ¿Cuáles son los incentivos más comunes?
Dinero: es el incentivo usado más frecuentemente, en forma de premios, gratificantes especiales o reparto de utilidades, para estimular al trabajador a una mayor producción.
Seguridad: los empleados desean obtener seguridad en sus empleos, estar protegidos contra la pérdida del mismo o de sus utilidades, ya sea debido a un accidente, una enfermedad, trabajo insuficiente para mantenerlos contratados, despidos arbitrarios u otras razones.
Apreciación y Reconocimiento: es importante que los empleados sean reconocidos y apreciados por un trabajo bien hecho.
Competencia: un empleado puede competir consigo mismo, con otros empleados o siendo miembro de un grupo que compite con otros, buscando la satisfacción personal.
Conocimiento en los resultados: para un mejor desempeño del trabajo es necesario dar los resultados obtenidos como consecuencia de la actuación del personal.
Participación: dar oportunidad para participar en juntas y conferencias, en comités o través de los buzones de sugerencias.
40. ¿Que son y como se manejan las relaciones humanas?
Por relaciones humanos se entiende la integración del elemento humano para el máximo aprovechamiento de su eficacia mediante la satisfacción de las necesidades humanas y el mantenimiento de relaciones satisfactorias entre todo el personal.
41. ¿Cuáles son y en que consisten las aspiraciones más importantes de los trabajadores?
Adecuada retribución. El interés fundamental del trabajador es el de recibir un salario justo por el propio trabajo y ver regularmente incrementado el poder adquisitivo.
Satisfacción en el trabajo: es la satisfacción en el trabajo que realiza, la cual obtiene si encuentra en la empresa condiciones ambientales adecuadas, tanto en el aspecto material como moral.
Buenas relaciones de trabajo: el trabajador no tiene solamente aspiraciones retributivas o técnico-profesionales, sino que tiene también aspiraciones relativas al ambiente moral, a las relaciones de trabajo.
42. ¿Cuáles son las bases de las relaciones humanas?
• Oportunidad para mejorar
• Estabilidad en el trabajo
• Reconocimiento de su individualidad
• Trabajo interesante
• Horario razonable y remuneración justa
• Mando eficiente
• Aceptación como miembro del grupo de trabajo
• Condiciones agradables de trabajo
43. ¿Cuáles son los principios para hacerse entender por los demás?
• Principio 1. Comunicación. Se llevará bien con las demás personas hasta el punto en que logre hacerse entender por ellas.
• Principio 2. Reconocimiento. Los demás simpatizarán con usted hasta el grado en que les otorgue reconocimiento.
• Principio 3. Crecimiento personal. Mejorará sus relaciones con los demás por medio de su crecimiento personal
44. ¿Qué es comunicación?
Es el proceso de conducir información y comprensión de una persona a otra, el origen etimológico de la palabra “comunicación” es el vocablo latino communis, que significa “común”, es decir tener una idea o una actitud en común.
45. ¿Qué importancia tiene la comunicación?
• Todos los empleados del plano administrativo deberán saber la importancia y el valor de la comunicación.
• Debe mantenerse informados a todos los empleados de la jefatura si se espera que cumplan bien sus deberes.
• Toda acción de cualquier ejecutivo debe incluir un proyecto para comunicación tan cuidadoso como el de los demás detalles.
• Lo más difícil en la comunicación es determinar a quién afectará un hecho, por lo tanto a quién debe informarse.
• Se debe procurar que el supervisor conozca siempre la información antes que sus subordinados.
• Todas aquellas personas, en cualquier nivel, que reciban información para transmitirla.
• Si se desea informar a la gente sobre cualquier evento, esta información deberá pasarse con bastante anticipación a los rumores, chismes o conjeturas.
• Todos los avisos deben hacerse con la oportunidad suficiente para que las razones que se den al respecto no tengan ni la menor oportunidad de contrariar cualquier información aún fresca en la mente del empleado.
46. ¿Cuáles son las clases de comunicación que hay, y cuales son las formas?
Formal: es la que se lleva a cabo oficialmente, respetando y utilizando los canales y medios normalmente establecidos para cumplir misión.
Informal: se establece dentro de la organización pare sin seguir los canales ni los medios señalados oficialmente es decir, es aquella que queda fuera de los controles de una organización.
Formas: de persona a persona, de persona a grupo, de grupo a persona, de grupo a grupo.
47. ¿En que consiste el proceso de comunicación?
En todo establecimiento de relaciones humanas cuya finalidad sea el intercambio de ideas, opiniones, actitudes, y en una palabra informaciones se sigue un proceso lógico que consiste en una serie de etapas o pasos:
a) Existencia de una fuente de información que comunique la comunicación inicial.
b) Existencia de una persona que funja como transmisor de la comunicación.
c) Existencia de una persona que tenga como tarea recibir el mensaje, es decir, que funcione a manera de receptor.
d) Exista una simbología, previamente adaptada, que exprese el contenido de la información.
e) Reciba la comunicación, captar la reacción que logre éste en el ánimo y voluntad de quien la recibe.
a. Emisor. Fuente de la información
b. Receptor. Persona cuya labor consiste en recibir y captar la información transmitida
c. Mensaje. Proceso de la comunicación, debe contener un marco de referencia y contenido que permita el diálogo.
i. Credibilidad, contenido, claridad, continuidad y consistencia, canales de comunicación y capacidad de auditorio.
48. Define que es supervisión: es ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas.
49. ¿Cuáles son las reglas de supervisión?
• Deben de usarse todos aquellos medios que hagan sentir a los supervisores que son parte del cuerpo administrativo, ya que todo supervisor es un jefe y por lo mismo representa al patrón ante los trabajadores.
• Todo supervisor necesita ser preparado, no sólo en las técnicas que van a manejar, tales como producción, ventas, contabilidad.
• La autoridad del supervisor debe ser fortalecida, procurando que toda orden o instrucción, así como toda queja sugerencia, etc.
50. ¿Cuáles son los tipos de supervisión y en que consiste?
a) Supervisión inmediata o autocrática: se caracteriza básicamente porque en ella el supervisor de órdenes precisas y detalladas, no delega su autoridad, eliminando con ello la posibilidad de que el subordinado desarrolle su iniciativa.
b) Supervisión general. También conocida como democrática , es opuesta a la supervisión inmediata.
a. Delega la autoridad
b. Controla a través de resultados.
c. Mantiene en su mínimo las instrucciones detalladas.
d. Usa poca presión.
c) Supervisión anárquica. Aquí el jefe no ejerce poder de mando en sus subordinados, el trabajador hace lo que quiere hacer, pues no tiene ni dirección ni control por parte de su jefe.
51. Define que es el control administrativo y cuales son los dos métodos de control
52. ¿Cuales son los objetivos del control?
• Incrementar las ganancias
• Coordinar todas las actividades.
• Evitar hasta el máximo las perdidas.
• Obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el mínimo de esfuerzos.
• Seguridad en la terminación de los planes
• Corrección de la problemática sugerida al ejecutar dichos planes.
• Mejoramiento de planes futuros
• Motivación del personal.
53. ¿Cuáles son los principios del control?
• Del carácter administrativo del control.
• De los estándares
• Control por excepción
• De la función controladora
• Los medios de control
• Clasificación de los principales campos de control
54. ¿Qué es el control presupuestal?
Es la condición indispensable, para poder implantar un sistema de control presupuestal, que exista una organización administrativa adecuada.
55. Define que es la gerencia:
56. Define que es la dirección: es la planeación, el manejo y el control de las actividades de otros en la misma organización, con el objeto de alcanzar o exceder las metas deseables.
57. Define que es productividad
58. ¿Que son políticas organizacionales?
Cualquier comportamiento individual, que sirve como beneficio propio.
59. ¿Que es administración por objetivos (APO)?

60. ¿A que se le llama administración por acepción?