Previamente, enumeramos lo que debe continuarse (o mantenerse) y lo que debe cambiarse para cada Elemento Organizacional. El siguiente paso consiste en identificar las posibles mediaciones para cada Elemento Organizacional. La enumeración de las intervenciones aclara las alternativas. De esta manera, usted puede seleccionar las alternativas más efectivas y más eficientes para cada Elemento.
Las posibles intervenciones deben basarse en los requisitos de continuación y en los de cambio para asegurarse de que no se interpongan en los métodos y resultados actuales exitosos. A continuación, el planificador enumera todas las posibles mediciones, estrategias y herramientas (análisis De Métodos y Medios, capítulo 7) para cada Elemento.
HERRAMIENTAS PARA SELECCIONAR MÉTODOS Y MEDIOS
El conocimiento y la experiencia no son criterios suficientes para tomar esta importante decisión. Un grupo de herramientas permite comparar costos y resultados y proporciona criterios para “negociar” el costo y la cantidad del resultado. A estas herramientas se les denomina “Análisis de Sistemas”.
El Análisis de Sistemas se diferencia del Análisis de Sistema en que el primero se inicia internamente y no se relaciona directamente con el Resultado Final. Entre estas herramientas se incluyen:
- Análisis costo – eficiencia: una comparación de los costos de los que será entregado.
- Análisis costo – efectividad: relación de costos de los productos obtenidos
- Análisis costo – benéfico: relación de costos con salidas
- Análisis costo – utilidad: relación de costos con los resultados finales
- Contabilidad: relación de Entradas con Entradas (control de recursos efectivos y recursos empleados).
En esta categoría existen otras herramientas tales como la planeación, la programación y el sistema presupuestario (PPBS) en los cuales se relaciona las posibles alternativas de Entradas y Procesos de los productos.
Lo más importante en la selección de una herramienta es asegurarse de relacionar los factores internos con los externos: Relaciones de Entradas, Procesos, Salidas y Resultados Finales.
EJECUCIÓN DE LOS MÉTODOS Y MEDIOS.
Una vez seleccionado los Métodos y Medio (intervenciones) para cada Elemento Organizacional, usted está listo para ejecutar el plan.
La “realización” implica actividades que la mayoría de las personas de una organización ya conocen, tales como administración por objetivos, el empleo de procesos sistemáticos de control de los progresos o la realización de cambios de ruta.
El PERT es un procedimiento que emplea diagramas de redes que muestran acontecimientos (mojones) y caminos que los relacionan.
La Administración por Objetivos (APO) es una herramienta a través de la cual el administrado y el trabajador establecen los objetivos (Productos o resultados a completar) y determinan los tiempos y normas de calidad, que deben ser respetados por ambas partes.
DETEMINACIÓN DE LA EFECTIVIDAD EN RUTA Y REVISIÓN EN CASO NECESARIO
Se llama “evaluación formativa” a la determinación de la efectividad en ruta porque es una evaluación de los resultados que se están logrando en el camino.
El fracaso en la satisfacción de los requisitos de desempeño nos obliga a efectuar las revisiones correspondientes. El empleo de un listado de los requisitos de desempeño le facilitará la realización de una evaluación formativa permanente.
EVALUACIÓN
La evaluación es el proceso que compara los resultados con los objetivos. Las diferencia en los resultados entre los objetivos y los logros sirven como base para la toma de decisiones sobre la validez de los programas y procedimientos vigentes.
Existen diferentes tipos de evaluación: sumativa, formativa y libre de metas.
La evaluación sumativa se efectúa al comparar los resultados de un programa o de un proyecto con los objetivos.
La evaluación formativa es un a constante determinación del progreso realizado a lo largo del camino hacia donde nos dirigimos. Este plan identifica los Productos a ser obtenidos (Funciones) e incluye las especificaciones para el cumplimiento de cada Función.
La evaluación libre de metas es el tipo de evaluación menos conocida. Consiste en observar los resultados finales de un esfuerzo sin tener en cuenta la estructura preconcebida de objetivos, procedimientos de evaluación y planes.
Estos resultados pueden ser positivos o negativos. La evaluación libre de metas considera los resultados de una manera predeterminada Es un procedimiento de observación. Toma en cuenta el hecho de que tanto la evaluación formativa como la sumativa están “encasilladas” en planes objetivos y marcos de referencia preestablecidos.
LA EVALUACIÓN Y LA DETERMINACIÓN DE NECESIDADES ESTAN RELACIONADAS PERO SON DIFERENTES
A diferencia de la evaluación, la Determinación de Necesidades identifica metas y objetivos que no existen en la actualidad pero que deberían de existir.
En este caso, lo fundamental es el Debería ser. Relacionemos la Determinación de Necesidades y la evaluación con el Modelo de Elementos Organizacionales. Una vez que han sido identificadas las diferencias entre “Lo que es” y “Lo que debería ser” y que se han enumerado los requisitos de cambio y de continuación, se identifican los Métodos y Medios alternativos (intervenciones) y seleccionan los mejores.
De esta manera, las nuevas diferencias deben y pueden generar un nuevo ciclo hasta obtener los resultados internos y externos que satisfagan las Necesidades.
Este reciclaje a través de la determinación de Necesidades, la planeación, la ejecución, la evaluación y la revisión debe ser continuo: debe emplear los datos de la evaluación para crear una nueva base de planeación y de Determinación de Necesidades.
DETERMINACIÓN DE LA EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA
Este paso frecuentemente se denomina “evaluación sumativa” ya que resume la satisfacción y obtención del Objetivo de Misión y de los requisitos de desempeño.
Asimismo puede obtenerse información muy interesante y valiosa de la evaluación libre de metas, la cual permite establecer resultados inesperados o resultados de desempeño que no se tomaron en cuenta al fijar el Objetivo de Misión, los requisitos de desempeño, el plan de evaluación o los procedimientos.
DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS DE REVISIÓN Y DE CONTINUACIÓN
Las cosas generalmente no suceden como uno se los propone. Con base en los datos aportados por la evaluación sumativa, debemos enumerar aquellas cosas que tuvieron éxito y deben mantenerse como “práctica constante”, y al mismo tiempo indicar aquellas otras que no cumplieron con nuestros requisitos y que debería cambiarse.
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