La Determinación de Necesidades define “Lo que es” y “ L o que debería ser “ para cada Elemento Organizacional, a fin de poder establecer las diferencias y seleccionar aquellas que deben resolverse. Se necesita luego un conjunto sistemático y racional de herramientas. Para lograrlo se emplean herramientas de solución de problemas que identifican.
- Lo que debe ser alcanzado
- El orden en que estas cosas deben lograrse
El primer paso supone la selección del marco administrativo dentro del cual estamos planeando:
- Perspectiva de nivel medio (Entradas, Proceso y Productos).
- Perspectiva de nivel comprensivo (Entradas, Procesos, Productos y Salidas).
- Perspectiva holística (Entradas, Procesos, Productos, Salidas y Resultados Finales).
ANALISIS DE SISTEMA
Existe una serie de técnicas y herramientas para realizar el trabajo denominada “análisis de sistema” . He aquí los Productos obtenidos y las herramientas empleadas para lograr cada uno.
EL QUE Y EL PORQUE: EL ANÁLISIS DE MISIÓN
Un análisis de Misión incluye:
- El objetivo de misión y los requisitos de desempeño
- El plan administrativo llamada perfil de misión.
Objetivo de Misión
Es muy importante establecer de manera medible y muy clara el objetivo general de cualquier plan
- Los resultados generales que deben alcanzarse
- Quién o qué exhibirán estos resultados
- Bajo qué condiciones se observarán estos resultados
- Los criterios que se emplearán para medir el logro de los resultados que se obtengan.
Perfil de Misión (Plan Administrativo)
El plan administrativo al que se denomina Perfil de Misión , es un enunciado y secuencia de funciones (Productos en ruta) que deberán alcanzarse.
El perfil de Misión incluye al mismo tiempo la Función que debe ejecutarse y la presentación visual del orden y la secuencia en los que deben ejecutarse.
Las Funciones deben mostrar Productos, no Procesos
Reglas para realizar un Fluxograma
- Todas las funciones enuncian un Producto y No un Proceso o una Entrada
- Todas las funciones están numeradas en el ángulo superior derecho del bloque para indicar así el nivel de análisis y las relaciones con las otras funciones.
- Todas las funciones subsidiarias están numeradas de manera que indican la dependencia de la Función de la cual se derivan.
La realización de un fluxograma presenta un sistema de símbolos para comunicar un plan en forma clara, que puede ser revisado objetivamente y modificado antes de dar curso al mismo.
Un Fluxograma como el presentado, frecuentemente destaca el hecho de que los planificadores en realidad no construyeron un Perfil de Misión “Lo suficientemente amplio”.
ANALISIS DE FUNCIÓN
Realizar el análisis de Función es lo mismo que hacer el Análisis de Misión con la diferencia de que cada Función en el Perfil de Misión (o cualquier otro nivel superior de análisis) se convierte en el objetivo de “Misión”
ANALISIS DE MÉTODOS Y MEDIOS
Identifica los posibles Métodos y Medios (estrategias, herramientas, Entradas, Procesos, etc.) que pueden emplearse para alcanzar una Función y los requisitos de desempeño relacionados.
El Análisis de Métodos y Medios identifica, pero no selecciona, los posibles “como” empleados para alcanzar una o mas funciones. Cada vez que se especifica una Función y los requisitos de desempeño, se realiza un Análisis de Métodos y Medios para:
- Identificar las maneras y medios posibles para entregar el Producto requerido
- Asegurar que existe por o menos una alternativa para alcanzar el resultado.
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